ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к годовому отчету отдела архивной службы
администрации Черепановского района
Новосибирской области за 2019 год
Работа отдела архивной службы администрации Черепановского района в 2019 году осуществлялась в соответствии с планом работы на 2019 год.
Отделом архивной службы администрации Черепановского района были проведены следующие мероприятия:
По соблюдению нормативных режимов хранения документов, прежде всего противопожарного и охранного режимов - во всех архивохранилищах установлена и исправно работает пожарно-охранная сигнализация;
По укреплению материально-технической базы: проведение ремонтных работ, увеличение площади архивохранилищ, приобретение современных технических средств и средств для хранения документов (стеллажи, архивные коробки):
- за отчетный период площадь архивохранилищ не увеличилась, стеллажи и архивные коробки не приобретались.
В 2019 году продолжилась работа по проверке наличия документов архива, по плану проведения цикличной проверки наличия и состояния архивных документов на 2017-2026 годы, проверено 16 фондов / 5967 ед.хр., в ходе проверки были обнаружены не внесенные в описи документы: Ф.№ 171 Открытое акционерное общество «Черепановский молкомбинат» Черепановского района Новосибирской области – 18 ед.хр. дел по личному составу; Ф.№ 88-Л Открытое акционерное общество "Посевнинское хлебоприемное предприятие" Черепановского района Новосибирской области – 3 ед.хр. дел по личному составу; Ф.№ 62 Совет депутатов. Администрация Бочкаревского сельсовета Черепановского района Новосибирской области – 1 ед.хр. дел по личному составу; Ф.№ 155 Совет депутатов. Администрация Огнево-Заимковского сельсовета Черепановского района Новосибирской области – 1 ед.хр. дел постоянного хранения; Ф.№ 182 Управление сельского хозяйства территориальной администрации Черепановского района Новосибирской области – 1 ед.хр. дел по личному составу:
|
№ п/п |
№ фонда |
Наименование фонда |
Описи |
Кол-во ед.хр. |
№№ актов, кол-во ед.хр. после проверки |
|
1 |
14 |
Черепановская районная инспекция по определению урожайности г.Черепаново Новосибирской области (фонд закрыт)
|
№ 1 |
41 |
Акт № 2 от 26.09.19
41 ед.хр |
|
2 |
13 |
Отдел по сбору и обработке статистической информации Черепановского района Новосибирской области (фонд закрыт) |
№1 |
1332 |
Акт № 3 от 19.08.19
1332 ед.хр. |
|
3 |
24 |
Безменовский сельский Совет депутатов трудящихся Черепановского района Новосибирской области, Исполнительный комитет, с.Безменово (фонд закрыт)
|
№1, №2, №3 |
73 |
Акты №№ 4,5,6 от 05.02.19
73 ед.хр. |
|
4 |
21 |
Зимовской сельский Совет депутатов трудящихся Черепановского района, Новосибирской области, Исполнительный комитет,с.Зимовье за 1920-1937 годы (фонд закрыт) |
№1, №3 |
102 |
Акты №№ 3,4 от 05.02.19
102 ед.хр |
|
5 |
88Л |
Открытое акционерное общество "Посевнинское хлебоприемное предприятие" Черепановского района (фонд закрыт)
|
№2 |
110 |
Акт № 3 от 20.02.19
113 ед.хр. |
|
6 |
63 |
Черепановский районный сельскохозяйственный отдел Новосибирской области (фонд закрыт) |
№1 |
56 |
Акт № 3 от 27.09.19
56 ед.хр. |
|
7 |
62 |
Исполком Бочкаревского сельского Совета депутатов трудящихся Черепановского района (фонд пополняется)
|
№1, №2, №3 |
549 |
Акты №№ 5,6,7 от 06.05.19
599 ед.хр. |
|
8 |
58 |
Управление Пенсионного фонда в Черепановском районе (фонд пополняется) |
№1 |
88 |
Акт № 2 от 12.08.19
81 ед.хр. |
|
9 |
144Л |
Подхоз "Бурановский" Черепановского района (фонд закрыт) |
№2 |
65 |
Акт № 2 от 20.02.19
65 ед.хр. |
|
10 |
143 |
Черепановская птицефабрика (фонд пополняется) |
№1, №2 |
287 |
Акты №№ 4,5 от 12.08.19 287 ед.хр. |
|
11 |
157 |
Черепановский мелькомбинат (фонд закрыт) |
№1, №2 |
342 |
Акты №№ 1,2 от 26.09.19 342 ед.хр. |
|
12 |
155 |
Исполком Огнево-Заимковского сельского Совета (фонд пополняется) |
№1, №2, №3 |
643 |
Акты №№ 3,4,5 от 15.08.19 706 ед.хр. |
|
13 |
154 |
Исполком Безменовского сельского Совета (фонд пополняется) |
№1, №2, №3 |
870 |
Акты №№ 3,4,5 от 23.05.19 921 ед.хр. |
|
14 |
171 |
Черепановский молкомбинат (фонд закрыт) |
№1, №2 |
497 |
Акты №№ 3,4 от 15.05.19 515 ед.хр.
|
|
15 |
190 |
Открытое акционерное общество "Карасевское" Черепановского района (фонд пополняется) |
№1, №2, №3 |
396 |
Акты №№ 5,6,7 от 03.10.19 423 ед.хр. |
|
16 |
182 |
Государственный агропромышленный комитет Новосибирской области. (фонд закрыт) |
№1, №2 |
310 |
Акты №№ 2,3 от 27.09.19 311 ед.хр. |
|
Итого |
|
16 фондов |
|
5761 ед.хр. |
5967 ед.хр. |
По улучшению физического состояния архивных документов на бумажной основе - проведена подшивка 78 ед.хр.:
- Ф.№ 33 Совет депутатов. Администрация Шурыгинского сельсовета Черепановского района Новосибирской области – 44 ед.хр.,
Ф.№ 167 Отдел культуры территориальной администрации Черепановского района Новосибирской области – 19 ед.хр.,
Ф.№ 27 Администрация Черепановского района Новосибирской области – 15 ед.хр.
По реализации планов по переводу в электронную форму (оцифровке) архивных фондов и документов, в том числе по сканированию распорядительных документов органов власти, фотодокументов:
– оцифровано 710 ед.хр. на 50284 листах (Ф.№ 90 Совет депутатов. Администрация Медведского сельсовета Черепановского района Новосибирской области, Ф.№27 Администрация Черепановского района Новосибирской области);
- оцифрованы ( впервые) управленческие документы трех фондов: Ф.№ 90 Совет депутатов. Администрация Медведского сельсовета Черепановского района Новосибирской области, Ф.№ 142-Л Закрытое акционерное общество "Дорогинский кирпич" Черепановского района Новосибирской области, Ф.№ 217 Общество с ограниченной ответственностью "Ярки" Черепановского района), всего оцифровано по состоянию на 01.01.2020 год документы 43 фондов;
По рекомендации Управления государственной архивной службы Новосибирской области (письмо от 15.02.2019 № 101-38/42Вн) ведение и наполнение скан-образами всех модулей государственной информационной системы «Электронный архив Новосибирской области» приостановлено, во избежание некорректного отображения информации на узловых сегментах системы;
По переводу в электронный формат вновь поступающих описей в рамках наполнения БД «Архивный фонд» и модуля «Электронный каталог фондов» ПК «Электронный архив» (с указанием количества введенных заголовков дел), в том числе по организации приема от органов и организаций в ходе упорядочивания архивных документов описей на традиционном носителе и этих же описей в электронном виде внесено 391 заголовков:
- поступившая управленческая документация от организаций-источников комплектования – 331 ед.хр. (показатель ниже запланированного, в результате того, что небыли приняты документы Закрытого акционерного общества птицефабрика "Посевнинская" Черепановского района Новосибирской области, ввиду исключения организации из списка организаций-источников комплектования архива, из-за отказа от сотрудничества); поступившие документы по личному составу 29 ед.хр.; 1 ед.хр. у/д, 5 ед.хр. л/с обнаруженные входе проверки наличия документов; старые описи образовавшиеся в результате переработки описей дел 3 ед.хр. у/д и 1 ед.хр. л/с; обнаружены и описаны 18 ед.хр. документы по личному составу входе проверки наличия документов; фотодокументы на 1 эл.носителе; видеодокументы на эл.носителе 2 ед.хр.;
По включению (исключению) в список новых организаций – источников комплектования:
- в 2019 году из списка организаций-источников комплектования архива исключена организация Закрытое акционерное общество птицефабрика "Посевнинская" Черепановского района Новосибирской области, в связи с отказом от сотрудничества, с гарантией обеспечения сохранности упорядоченных на месте документов.
По организации работы:
– упорядочены, утверждены на ЭПК УГАС и хранятся на месте документы, связанные с подготовкой и проведением выборов Губернатора Новосибирской области 09 сентября 2018 год; по дополнительным выборам депутата Совета депутатов Черепановского района Новосибирской области третьего созыва 09 сентября 2018 год;
– инициативному документированию, выявлению и отбору фото-видео-аудио документов, документов личного происхождения – описано 30 фотодокументов на одном эл.носителе, и 5 видеосюжетов на 2-х дисках;
- оказана консультативная помощь и согласована номенклатура дел, обновлена инструкция по делопроизводству Черепановского районного суда;
В организациях: Черепановский районный суд, Управление финансов и налоговой политики Черепановского района Новосибирской области обновлены Положения об Экспертной комиссии;
По обеспечению сохранности и приему на постоянное и временное хранение архивных документов ликвидированных органов и организаций, в том числе в результате банкротства – приняты и поставлены на государственный учет документы одного фонда:
- Ф.№ 217 Общество с ограниченной ответственностью "Ярки" Черепановского района;
В 2019 году была проведена работа по переработке фондов Черепановского архива, в результате чего произошли следующие изменения в составе и объеме фондов:
Переработано- Ф.27 Администрация Черепановского района Новосибирской области - переработано 266 дел по описи № 1 за 2005-2009 годы и перешифровано 175 дел за 2010-2013 годы (в том числе опись пополнилась 1 ед.хр. старая опись);
Ф. 167 Отдел культуры территориальной администрации Черепановского района Новосибирской области - переработано 275 дел по описи № 1 (в том числе, в опись включена 1 ед.хр. из описи № 2 за 1940-1948 годы и 1 ед. хр. старая опись) за 1940-2004 годы и 146 дел по описи № 2 ( в том числе, 1 ед. хр. старая опись, и из описи выведена 1 ед.хр. в опись № 1) за 1948-2004 годы; Ф.33 Совет депутатов. Администрация Шурыгинского сельсовета Черепановского района Новосибирской области - переработано 275 дел (в том числе 1 ед.хр. старая опись) за 1924-2007 годы и перешифровано 82 дела за 2008-2013 годы;
В течении 2019 года в Черепановском районном архиве проводились мероприятия, по популяризации архивных документов, подготовлена и опубликована в районной газете «Черепановские вести» (от 26 апреля 2019) статья «Без корня и полынь не растет», размещены на интернет странице Администрации Черепановского района Новосибирской области, в разделе отдела архивной службы две статьи «Наше прошлое» и «Без корня и полынь не растет»;
Проводились: школьный урок, экскурсия по архивохранилищам, была организована выставка архивных материалов на тему генеалогических иследований, поиску родословных корней.
За отчетный период, в отделе архивной службы работало 5 человек исследователей, было выдано для просмотра 234 ед.хранения документов, по документам сделано 93 копии ( копии документов делают специалисты отдела).
Так как в архиве нет специального помещения (читального зала), отведенного для работы граждан с документами, исследователи работают в кабинете приема граждан, требуемые документы при этом поднимаются из архивохранилищ, под контролем начальника отдела или специалистов;
Регулярно обновляется интернет-раздел (страница) архивной службы на официальном сайте администрации Черепановского района Новосибирской области, количество посещений (визитов) пользователей за 2019 год составило 246 человек;;
На отчетную дату 2019 года исполнено 1343 запроса социально-правового характера и 139 тематических запроса.
Общее количество пользователей архивной информацией составило 1642. Для работы по исполнению запросов сотрудниками, было выдано 5637 единиц хранения.
Начальник отдела архивной службы О.Н.Хатеева