План работы отдела архивной службы администрации Черепановского района Новосибирской области на 2020 год.
В соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства для сохранения достигнутых и получения максимальных количественных и качественных показателей в архивной отрасли Новосибирской области, в годовом плане отдела архивной службы администрации Черепановского района Новосибирской области на 2020 год считаем целесообразным предусмотреть:
в сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов:
- продолжение мероприятий по повышению пожарной безопасности архивохранилищ, их технической укрепленности, обеспечению охранного и санитарно-гигиенического режимов;
- в рамках проведения мероприятий, направленных на обеспечение муниципального архива помещениями под архивохранилища, соответствующих действующим нормам:
в 2020 году планируется завершить ремонт, начатый в ноябре 2019 года, помещения под архивохранилище № 4, расположенного вне здания администрации Черепановского района, в здании торгового центра ( в шаговой доступности от основных помещений муниципального архива). Площадь нового архивохранилища ≈ 55 кв.м. Перемещение стеллажей и документов планируется на февраль-март 2020 года;
- обеспечение нормативных требований по организации хранения и учету документов, в том числе организации выдачи документов из архивохранилищ. Обо всех случаях не обнаружения дел, документов (предположительно по причине хищения) незамедлительно информировать управление государственной архивной службы Новосибирской области;
- организация работы по проверке наличия и состояния дел в соответствии с перспективным планом проведения цикличной проверки наличия и состояния архивных документов на 2017-2026 годы. В 2020 году планируется проверить 18 фондов (2983 ед.хр.):
|
№ п/п |
№ фонда |
Название фонда |
№ описи |
Кол-во ед.хр.
|
|
1 |
56 |
Объединенный фонд колхозов:"им.Тельмана", "2-я Большевисткая весна", "17-ый Партсъезд" Листвянского сельского Совета Черепановского района Новосибирской области (фонд закрыт) |
№1 |
20 |
|
2 |
55 |
Отдел по труду территориальной администрации Черепановского района Новосибирской области (фонд закрыт) |
№1 |
6 |
|
3 |
85Л |
Безменовский хлебоприемный пункт Черепановского района (фонд закрыт) |
№2 |
72 |
|
4 |
76 |
Муниципальное унитарное предприятие "Бытовик" Черепановского района (фонд закрыт) |
№2 |
12 |
|
5 |
72 |
Черепановская рабоче-крестьянская инспекция Новосибирской области. (фонд закрыт) |
№1 |
48 |
|
6 |
61 |
Черепановская районная общественная организация профсоюза работников агропромышленного комплекса - добровольное территориальное общественное объединение Новосибирской области. (фонд закрыт) |
№1, №2 |
39 |
|
7 |
60Л |
Муниципальное унитарное предприятие "Теплосеть" Черепановского района (фонд закрыт) |
№2 |
47 |
|
8 |
114Л |
Муниципальное предприятие "Водо-канализационное хозяйство" г.Черепаново (фонд закрыт) |
№2 |
8 |
|
9 |
113Л |
МУП Управляющая Компания "Ресурс" Черепановского района (фонд закрыт) |
№2 |
4 |
|
10 |
153 |
Черепановский районный комитет окружающей среды и природных ресурсов Новосибирской области, г.Черепаново (фонд закрыт) |
№1 |
11 |
|
11 |
164 |
Совхоз "Инской " (фонд закрыт) |
№1, №2 |
430 |
|
12 |
163Л |
Новосибирский завод керамических изделий р.п.Дорогино Черепановского района (фонд закрыт) |
№2 |
651 |
|
13 |
162 |
Исполком Майского сельского Совета (фонд пополняется) |
№1, №2, №3 |
632 |
|
14 |
156 |
Медведский детский дом (фонд закрыт) |
№1 |
5 |
|
15 |
173 |
Отдел архитектуры и градостроительства (фонд закрыт) |
№1 |
311 |
|
16 |
187Л |
Товарищество с ограниченной ответственностью "Магазин № 20 " (фонд закрыт) |
№2 |
5 |
|
17
|
195 |
Совхоз "Медведский". |
№1, №2 |
403 |
|
18 |
194 |
Искровский сельский Совет депутатов трудящихся Черепановского района (фонд пополняется) |
№1, №2, №3 |
279 |
- планируется работа по переработке описей: первое полугодие - Фонд № 171, опись № 1 Открытое акционерное общество «Черепановский молкомбинат» Черепановского района Новосибирской области 224 ед.хр., второе полугодие -
Фонд № 192, опись № 1 ОПХ «Посевное» Черепановского района Новосибирской области 231 ед.хр.,
усовершенствование описей: первое полугодие – Фонд № 171, опись № 2 Открытое акционерное общество «Черепановский молкомбинат» Черепановского района Новосибирской области 291 ед.хр.;
- продолжение работы в системе автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» в соответствии с требованиями Единого порядка заполнения полей единой автоматизированной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог», и представление в установленном порядке в управление государственной архивной службы Новосибирской области информационных массивов баз данных (БД) «Архивный фонд»- планируется прием документов и внесение в базу данных сведений об изменениях в фондах и описях - 381 ед.хр., в том числе 376 ед.хр. управленческих документов, 3 ед.хр. старые описи переработанных и усовершенствованных фондов, 1 ед.хр. фотодокументы на электронных носителях, 1 ед.хр. видеодокументы на электронных носителях;
- увеличение объемов работ по улучшению физического состояния архивных документов на бумажной основе – запланирована подшивка 74 ед.хр.: Фонд № 192, опись № 1 ОПХ «Посевное» Черепановского района Новосибирской области - 43 ед.хр., Фонд № 171, опись № 1 Открытое акционерное общество «Черепановский молкомбинат» Черепановского района Новосибирской области - 13 ед.хр., опись № 2 - 18 ед.хр.
в сфере комплектования:
- продолжение работы по действующему списку организаций-источников комплектования – 60 организаций;
– внедрению в практику работы отдела архивной службы администрации Черепановского района Новосибирской области и его источников комплектования:
- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 и зарегистрированной в Минюсте России 17.08.2018, регистрационный № 51922;
- Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (после утверждения в установленном порядке);
- оказание методических рекомендаций (помощи) организациям-источникам комплектования по вопросам упорядочения, организации учета и хранения документов на электронных носителях с применением Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов:
- оказание методических рекомендаций (помощи) вновь включенной организации МКУ «Молодежный центр» в разработке инструкции по делопроизводству, положения об экспертной комиссии, номенклатуры дел.
Запланировано провести семинар, в первом квартале 2020 года, с привлечением делопроизводителей (ответственных за составление описей и передачу документов на хранение в муниципальный архив) в организациях-источниках комплектования;
– организация работы по упорядочению документов долговременного срока хранения, образовавшихся в деятельности: отдела опеки и попечительства администрации Черепановского района Новосибирской области (закрытые личные дела несовершеннолетних подопечных: выпускников, недееспособных граждан, находящихся под опекой, в приемных семьях);
- организация работы по упорядочению документов ЦРБ: личных дел врачей и сотрудников, трудовых договоров, тарификационных списков, продолжение работы по упорядочению операционных журналов;
- организация работы по упорядочению личных дел муниципальных служащих и личных дел работников администрации Черепановского района, трудовых договоров;
- активизация работы по инициативному документированию, выявлению и отбору фото-видео-аудио документов на электронных носителях (планируется описание и прием 30 единиц учета на 1 диске фото документов на электронных носителях и 1 единицу хранения /5 единиц учета видео документов на электронном носителе);
- своевременное проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов и организаций;
- поддержание в актуальном состоянии сведений в модуле «Организации – источники комплектования» программного комплекса «Электронный архив Новосибирской области»;
в сфере информационных ресурсов и технологий:
продолжение работы по:
– переводу в электронный формат вновь поступающих описей ко всем находящимся на хранении фондам в рамках наполнения ПК «Архивный фонд» для дальнейшего создания электронного научно-справочного аппарата – планируется внести 381 заголовок дел;
– приему от органов и организаций в ходе упорядочивания архивных документов описей на традиционном носителе и этих же описей в электронном виде;
– переводу в электронную форму (оцифровке) архивных фондов и документов, в том числе по сканированию фотодокументов на электронном носителе -1 ед.хр. 30 ед.уч., видеодокументы – 1 ед.хр./5 ед.уч., запланирована оцифровка 583 ед.хр. на 38275 листах (фонд № 27, опись № 1, 2013 год Администрация Черепановского района Новосибирской области; фонд № 33, опись № 1, опись № 3 1924-2013 годы Совет депутатов. Администрация Шурыгинского сельсовета Черепановского района Новосибирской области);
в сфере использования архивных документов:
- оказание информационной поддержки при подготовке и проведении мероприятий, связанных с празднованием 75-ой годовщины Победы в Великой Отечественной войне;
- участие в мероприятиях, посвященных празднованию 100-летия Сибархива: организация выставки «Сибирские Архивы. История и современность»; организация и проведение открытого урока для школьников «Архив – взгляд сквозь время»; организация и проведение обзорной экскурсии по архиву для работников, ответственных за подготовку и передачу документов в архив, в организациях – источниках комплектования, и других граждан, интересующихся работой районного архива; подготовка и публикация статьи в районной газете «Черепановские вести, посвященной 100-летию Сибархива; размещение на официальном сайте администрации района информации, посвященной 100-летию Сибархива;
- осуществление регулярного обновления интернет-раздела (страницы) архивной службы на официальном интернет-сайте администрации района, а также учет количества посещений (визитов) пользователей за год на основании показателей счетчика посещений;
- совершенствование работы по оказанию услуг в части исполнения запросов государственных органов и органов местного самоуправления, юридических и физических лиц, организаций в установленные законодательством сроки, в том числе во взаимодействии с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации (государственным учреждением) по Новосибирской области- запланировано социально- правовых запросов- 1000, тематических - 100;
в сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения, участия:
- в Всероссийской научно-практической конференции с международным участием «Историко-архивное наследие Сибири в системе внутрироссийских и международных коммуникаций», посвященной 100-летию Сибархива (март 2020 года);
- в торжественном собрании, посвященном 100-летию Сибархива и мероприятиях, проводимых управлением (март 2020 года).
Начальник отдела архивной службы О.Н. Хатеева